Juhtimine

Mis on sisekommunikatsiooni võtmeküsimuseks?

11. september 2018

Eesti organisatsioonide praktika näitab, et tihti nähakse sisekommunikatsioonina vaid kommunikatsioonitöötaja poolt toodetud või vahendatud infovoogu ettevõtte meililistides, siseveebis, infolehes või mõnes muus siseinfo kanalis.

Kas see ongi kogu sisekommunikatsioon?

Näiteks on organisatsioonil X käsil suured sisemised ümberkorraldused, mille käigus muutuvad inimeste töö- ja ametikohad, osad töökohad ka kaovad. Milline on tõhus sisekommunikatsioon muudatuste läbiviimise olukorras? Üheks oluliseks kanaliks, eriti muudatuste puhul, on organisatsiooni kindlasti erinevate tasandite juhid. Tegelikult muudatuste juhtimise kommunikatsiooni võtmeküsimuseks ongi juhid – juhtide suhtumine ja hoiak muudatustesse ja nende poolt või vahendusel tulev kommunikatsioon. Mida juhid ise muudatustest arvavad? Kas juhid toetavad plaanitavaid muudatusi? Millise häälestatuse nad töötajatega muudatustest rääkides ise loovad? Suurte muudatuste puhul saab kommunikatsiooniinimese ja personaliüksuse poolt tulev info ainult toetada ja jõustada juhtide vahendusel toimuvat kommunikatsiooni.

Tegelikult muudatuste juhtimise kommunikatsiooni võtmeküsimuseks ongi juhid - juhtide suhtumine ja hoiak muudatustesse ja nende poolt või vahendusel tulev kommunikatsioon.

Teisalt peab kogu muu kommunikatsioon juhtide poolt antavaid sõnumeid väga selgelt toetama. Näiteks olukord, kus muudatuste planeerimisel on juhid töötajatega küll rääkinud ja olnud muudatuste osas ise positiivselt häälestatud, aga mõne aja pärast, kui räägitud muudatus dokumendi kujul töötajani jõuab, leiab töötaja, et sellist juttu tal küll oma juhiga ei olnud. Ehk töötaja on asjast teisiti aru saanud. Muudatuste puhul on suuline ja vahetu kommunikatsioon kindlasti esmatähtis ja hädavajalik, aga sellega on see häda, et inimesed annavad infot edasi erinevalt ja veelgi enam – vastuvõtjad saavad sellest veel erinevamalt aru. Just jutu kinnitamiseks ja ühtse arusaamise loomiseks on vajalik suuremad muudatused ka kirjalikult fikseerida. Selleks ju ka tegelikult igasugused koosolekute protokollid jms. Lisaks ühise arusaama kinnitamisele on kirjalik vormistamine hea veel selle poolest, et aitab asjad ka detailsel tasandil läbi mõelda. Visiooni tasandil rääkides seda tavaliselt ei tehta. Ehk siis muudatuste läbiviimise suulist kommunikatsiooni tuleb toetada nii õigetes sisekommunikatsioonikanalites kui ka dokumentatsiooni ja protsessidega.

Edukas sisekommunikatsioon kätkeb endast päris laia käsitust ja protsesside juhtimist nii kommunikatsiooni kui ka teiste organisatsiooni funktsioonide (juhtimine, personalitöö, dokumendihaldus jne) lõikes. Töötaja tajub erinevatest kanalitest ja kohtadest tulevat infot ühe tervikliku kommunikatsioonivoona ja selliselt võiks seda kommunikatsiooniplaani tehes ka mõtestada.

Sisekommunikatsioon on kõigis tegevustes

Sisekommunikatsiooni tasub vaadata oluliselt laiemalt kui ametlikes sisekanalites olev info ja seda eriti muudatuste läbiviimisel. Edukas sisekommunikatsioon kätkeb endast päris laia käsitust ja protsesside juhtimist nii kommunikatsiooni kui ka teiste organisatsiooni funktsioonide (juhtimine, personalitöö, dokumendihaldus jne) lõikes. Töötaja tajub erinevatest kanalitest ja kohtadest tulevat infot ühe tervikliku kommunikatsioonivoona ja selliselt võiks seda kommunikatsiooniplaani tehes ka mõtestada.
Kõik need kommunikatsiooni kätkevad etapid peavad toimuma õiges järjestuses ja üksteist toetavalt. Nii näiteks ei tohi muudatuse info jõuda inimeseni ilma eelneva suulise kommunikatsioonita dokumendisüsteemi kaudu jne. Kommunikatsiooniplaani tehes on vajalik vaadata eraldi juhte, kui ühest küljest kommunikatsiooni sihtgruppi aga teisest küljest kui kanalit.
Näib päris keeruline ülesanne ühele sisekommunikatsiooni spetsialistile?
Kuigi rahulolematus kommunikatsiooniga on klassika ja infot on alati kas liiga palju või liiga vähe on kindel, et kommunikatsiooni kui organisatsiooni eri funktsiooni läbivat tervikprotsessi planeerides saab ennetada vigu, mis kitsam vaade tekitab.

Anneli Aab
Excellence Koolitus- ja Arenduskeskuse projektipartner, kommunikatsiooni ja organisatsioonikultuuri koolitaja

12. oktoobril 2018 alustab Sisekommunikatsiooni arenguprogramm: kuidas inimesi kaasa tõmmata?, kus jagatakse erinevaid näiteid ja praktikaid töötajate kaasamisest ning pühendumise kasvatamisest ning annab juhiseid muudatuste kommunikatsiooniks.

Liitu meie pakkumiskirjaga

Liitu meie pakkumiskirjaga